Как найти общее свободное время и выбрать дату встречи
«Давайте соберёмся у родителей» — и дальше сорок сообщений: «в субботу не могу», «а в воскресенье?», «у Маши кружок до трёх», «а давайте через неделю», «я уже забыл, на чём остановились». Через три дня встреча так и не назначена.
Договориться трудно не потому, что все заняты. Трудно, потому что никто не видит общую картину: каждый знает только своё расписание и отвечает по одному варианту.
Почему переписка не работает
Варианты приходят по одному. Каждое «а если в среду?» — новый круг ответов.
Ответы теряются. Через двадцать сообщений никто не помнит, кто что сказал.
Молчание непонятно. Не ответил — это «не могу» или «не видел»?
Решение никто не фиксирует. Даже когда договорились, дата остаётся где-то в ленте.
Шаг 1. Видеть занятость, а не спрашивать
Половину вопросов снимает простая вещь: видеть, когда человек занят. Не что именно у него — работа, врач или личное, — а просто «занят с 10 до 13».
Это важная граница. Делиться полным расписанием с роднёй хотят не все, и это нормально. Даже полоса «занят» — личная информация. Поэтому каждый сам решает, делиться ли ею с конкретным кругом; отказ не означает, что человек свободен.
Хорошо, когда:
каждый сам решает, показывать ли занятость и кому;
видно только «занят», без названий событий;
подключённые календари учитываются без ручного переписывания. Способ подключения зависит от сервиса: он должен предоставлять подходящую ссылку iCal.
Если источник не отвечает или человек не делится данными, занятость неизвестна. Это не свободное окно. В iPhone-приложении офлайн-копия действует не больше пяти минут.
Шаг 2. Смотреть на окна, а не на людей
Когда занятость видна, следующий шаг — найти пересечение: часы, когда свободны все, кого вы зовёте. Это скучная работа, которую удобно отдать приложению: оно само подсветит окна «все свободны» на неделе.
Пара настроек делает подбор точнее:
сколько нужно времени — час на созвон или полдня на дачу;
когда удобно — вечером в будни или в выходные;
кого зовём — не обязательно всю семью.
Шаг 3. Если окон несколько — голосовать
Бывает, что подходит три-четыре варианта, и выбрать за всех неловко. Тогда честнее проголосовать:
Организатор предлагает два-четыре варианта.
Каждый отмечает: «могу», «не могу» или «могу, если надо».
Видно, какой вариант удобен большинству.
Организатор фиксирует дату — и встреча сразу появляется у всех в календаре.
Голосование экономит время и снимает вопрос «а почему решили без меня». Все видели варианты и успели ответить.
Шаг 4. Зафиксировать и напомнить
Договорённость, которую не записали, — не договорённость. Как только дата выбрана:
встреча должна оказаться в календаре у каждого участника;
вы заранее выбираете нужные напоминания и разрешаете уведомления;
если кто-то берёт на себя часть — «я привезу торт», — это видно всем.
Как это сделать в Ладиме
В Ладиме это работает внутри семейного круга.
Каждый сам включает, показывать ли свою занятость кругу. Видно только «занят» — без названий и подробностей.
В занятости учитываются видимые внешние календари, подключённые по iCal-ссылке. Это чтение подписки, а не вход через Google или Яндекс. Такой способ доступен не для каждого календаря.
«Подобрать время» показывает окна, когда свободны все выбранные люди, с учётом длительности и «вечером или в выходные».
Голосование за дату: предложите варианты, каждый ответит, а выбранная дата сама станет событием у всех участников.
Ладим бесплатный и работает в браузере, приложение для iPhone сейчас в тестировании.
Коротко
Видеть занятость быстрее, чем спрашивать. Достаточно «занят», без подробностей.
Ищите окна, когда свободны все, а не перебирайте варианты по одному.
Несколько подходящих окон — проголосуйте.
Выбранную дату — сразу в календарь всем и с напоминанием.
В первой версии голосование рассчитано на круг до десяти участников. Подробнее об общей сетке — в статье про семейный календарь.